Con la vita frenetica e impegnata che tutte abbiamo, perdere qualche comunicazione è un’eventualità che non dovrebbe sconvolgerci più di tanto, anche perché, rintracciabili come siamo attraverso i vari servizi di messaggistica a disposizione, difficilmente non riusciamo a rimediare. Talvolta, però, ci perdiamo letteralmente una o più email e può capitare che esse contengano sollecitazioni o richieste alle quali è necessario dare una risposta. Per recuperare ed evitare conseguenze negative, basta sedersi senza ulteriore indugio davanti al pc ed iniziare a scrivere seguendo questi suggerimenti.
Se non viene chiesto nulla
Questo è il genere di comunicazione che più facilmente finisce nel dimenticatoio, proprio per l’assenza di inviti ad agire. È però sempre buona norma rispondere al mittente, che sia un amico, un familiare o un collega, per dimostrargli di aver ricevuto, letto e compreso il messaggio contenuto nel testo. In questo caso, dopo aver dichiarato di aver letto e recepito il giorno stesso della ricezione, basta scusarsi per il ritardo giustificandolo con la frenesia dei giorni appena vissuti che, se ovviamente non hanno impedito di leggere la email, hanno reso impossibile una tempestiva risposta. Il plus è però l’aggiunta di un riferimento a qualcosa che riguarda il mittente, così da dimostrare che il ritardo non corrisponde certo ad indifferenza e che, anzi, lui è ben presente nei nostri pensieri. Ad esempio, nel caso in cui a scrivere sia un’amica che ci comunica la sua partecipazione ad un mercatino, possiamo aggiungere: “Devo tra l’altro farti i complimenti per le tue produzioni! Ho visto le foto sulla tua pagina FB e sei diventata bravissima!”.
Se contiene una richiesta di aiuto
A volte, la mail bypassata aveva un contenuto molto più importante; è il caso, ad esempio, di quella che ci chiede di intervenire ad un pubblico incontro in qualità di oratori o del messaggio con cui un amico ci chiede aiuto per essere presentato all’ufficio del personale dell’azienda per la quale stiamo lavorando. In questo caso, premesse le scuse obbligatorie, possiamo rimediare rendendo chiara ed evidente la nostra disponibilità e aggiungere che siamo a disposizione per qualunque cosa possa servire.
Se riporta brutte notizie
Uno dei casi peggiori è quello in cui ci siamo letteralmente scordate di rispondere a chi ci ha comunicato una brutta notizia, che si tratti di un matrimonio finito, un licenziamento o, purtroppo, la morte di un parente. Non è mai facile rispondere a queste email, a maggior ragione se abbiamo sulle spalle il peso di un colpevole ritardo nel farlo. Qui, come in tutti i casi, forse la sincerità è la migliore delle opzioni: spieghiamo perché abbiamo tardato tanto, ovviamente mostriamoci comprensive e concludiamo chiedendo se possiamo renderci utili in qualche modo, magari proponendo un incontro per annullare la distanza e poter affrontare insieme la cosa, se all’interlocutore può essere d’aiuto. L’unica cosa da evitare in questi casi è il silenzio.
In generale
Per tutti gli altri casi, ogni volta che ci rendiamo conto di aver accumulato eccessivo ritardo nella risposta, proviamo ad utilizzare questa frase subito dopo il saluto di apertura: “Stavo scorrendo la cartella delle bozze e mi sono accorta di non aver mai risposto al tuo messaggio, che pure ho letto subito. Sono davvero dispiaciuta!”.
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